Veelgestelde vragen
De veelgestelde vragen zijn opgedeeld in de volgende categorieën:
- Algemene vragen over prestatie-indicatoren
- Vragen over de raamwerkafspraken
- Vragen over raamwerkafspraken Doelrealisatie
- Vragen over exitvragenlijsten
- Vragen over de STEP
- Vragen over de planning
- Vragen over de ICT-ondersteuning
- Vragen over informatie en implementatie-ondersteuning
Klik op de vragen hieronder om ze in- en uit te klappen.
Algemene vragen over prestatie-indicatoren
Waarom moeten prestatie-indicatoren worden opgeleverd? Met wie en wanneer is dat afgesproken?
In 2006 zijn het Rijk, het IPO en Jeugdzorg Nederland overeengekomen dat de bureaus jeugdzorg en de zorgaanbieders in totaal negen prestatie-indicatoren op cliëntniveau gaan registreren. Het gaat om negen van de tien prestatie-indicatoren uit de nota die begin 2006 door de landelijke werkgroep prestatie-indicatoren werd uitgebracht. De prestatie-indicatoren zijn in de eerste plaats bedoeld om de resultaten van organisaties in de jeugdzorg (zowel bureaus jeugdzorg als zorgaanbieders) meer transparant te maken, systematisch in kaart te brengen en te verantwoorden. De bedoeling is dat met behulp van de gegevens de kwaliteitsontwikkeling van de zorg beter te sturen is. Ook moeten de resultaatgegevens laten zien hoe de sector in het algemeen functioneert.
Voor wie zijn de prestatie-indicatoren bedoeld?
De prestatie-indicatoren jeugdzorg hebben betrekking op alle provinciaal gefinancierde zorg op basis van een indicatie en/of maatregel.
Moet er binnen spoedeisende zorg ook gewerkt worden met de prestatie-indicatoren?
De spoedeisende zorg (bijvoorbeeld crisisopvang) valt niet onder de prestatie-indicatoren omdat er geen indicatiebesluit voor is afgegeven door Bureau Jeugdzorg. Zodoende wordt het niet gerekend tot de geïndiceerde jeugdzorg.
Hoe kun je je aanmelden voor de nieuwsbrief prestatie-indicatoren?
De nieuwsbrief prestatie-indicatoren wordt via de e-mail verspreid. U kunt zich hiervoor aanmelden door een mail te sturen naar service@jeugdzorgnederland.nl.
Is er een e-mailadres waar ik mijn vragen kan stellen?
Het e-mailadres voor vragen over prestatie-indicatoren is: prestatie-indicatoren@jeugdzorgnederland.nl
Welke prestatie-indicatoren zijn er? En wie moet welke prestatie-indicatoren leveren?
De prestatie-indicatoren zijn verbonden aan de missie en de vier kerndoelen die de jeugdzorg in de breedte nastreeft. Aan elk kerndoel is een aantal prestatie-indicatoren gekoppeld. In onderstaand schema is te zien welke prestatie-indicatoren bij welke kerndoelen horen en door wie de gegevens geleverd dienen te worden.
Kerndoel
Prestatie-indicator
Partij
De hulpvragen van cliënten zijn beantwoord
1. Mate van doelrealisatie
ZA's
2. Mate van cliënttevredenheid over de resultaten van hulp
ZA's/BJz's
3. Mate van reguliere beëindiging van de hulp
ZA's
De autonomie van cliënten is versterkt
4. Mate waarin de ernst van de problematiek is verminderd
BJz's/(ZA's)
5. Mate waarin cliënten herhaald beroep doen op jeugdzorg
BJz's
6. Mate waarin cliënten doorstromen naar lichtere of juist zwaardere vormen van hulp
BJz's/(ZA's)
De veiligheid van de jeugdige is hersteld
7. Mate waarin het gedwongen kader van de ondertoezichtstelling of de voogdij niet langer nodig is
BJz's
8. Mate waarin de ondertoezichtstelling en de voogdij succesvol zijn beëindigd
RvdK (BJz's)
De jeugdige vormt geen bedreiging voor de veiligheid van de samenleving
9. Mate waarin jeugdreclassering niet langer nodig is
BJz's
10. Mate waarin recidive van jeugdige delinquenten uitblijft
Politie, justitie, RvdK
Bij de prestatie-indicatoren 4 en 6 staan de zorgaanbieders tussen haakjes. BJZ is verantwoordelijk voor het aanleveren van deze prestatie-indicatoren. Maar kan in overleg met de zorgaanbieder vragen of zij de STEP bij einde zorg invullen. Het is niet gewenst dat een client alleen voor afname STEP na einde zorg naar Bureau Jeugdzorg terug moet.
Is er al een formulier waarop alle prestatie-indicatoren worden verzameld?
Op dit moment wordt er hard gewerkt aan het elektronisch verzamelformulier. Hiermee levert elke instelling Jeugd & Opvoedhulp de prestatie-indicatoren per cliënt aan, die betrekking hebben op de provinciaal gefinancierde geïndiceerde jeugdzorg die door de instelling aaneengesloten aan die cliënt is geleverd.
Zijn er precieze afspraken over wanneer cijfers geleverd moeten worden? En zijn er verschillen tussen de provincies?
In het kader van het uitvoeringsprogramma is er de deadline van 1 oktober 2009 gesteld. Vanuit de verschillende Bureaus Jeugdzorg zijn er signalen gemeld dat dit niet gehaald gaat worden. Deze signalen zijn ingebracht in het bestuurlijk overleg en deze zijn akkoord gegaan met uitstel voor de Bureaus Jeugdzorg. Bureaus Jeugdzorg moeten zelf aangeven wat haalbaar is en daar afspraken over maken met de provincies. Vanuit Jeugd & Opvoedhulp zijn er géén signalen dat de termijn niet haalbaar is. Dit houdt in dat zij per 1 oktober 2009 aan het meten zijn gegaan of dat ze andere afspraken met de financier hebben gemaakt.
Moeten we op het moment dat we starten met het registeren van de prestatie-indicatoren gegevens invullen over de al lopende cliënten of alleen over de nieuw ingestroomde cliënten in zorg?
Registratie van de prestatie-indicatoren gaat niet alleen over nieuw ingestroomde cliënten maar ook over de al lopende cliënten in zorg.
Moeten we op het moment dat we starten met het registreren van de prestatie-indicatoren gegevens met terugwerkende kracht invullen?
Nee, gegevens hoeven niet met terugwerkende kracht ingevuld te worden.
Moeten we op het moment dat we starten met het registreren van de prestatie-indicatoren gegevens invullen over de cliënten die een (deel)traject beëindigen?
Op het moment dat je start met het registreren van de prestatie-indicatoren vul je gegevens in over de cliënten die uitstromen. Dit betekent dat Jeugd & Opvoedhulp de mate van doelrealisatie, de Exitvragenlijst en de mate van reguliere beëindiging invullen als een J&O-deeltraject eindigt. En dat Bureau Jeugdzorg de reden beëindiging beschermingsmaatregel en cliënttevredenheid invullen als een JB-deeltraject eindigt en als een JR-deeltraject eindigt dan vult Bureau Jeugdzorg de reden beëindiging jeugdreclassering en de cliënttevredenheid in. Als het hele cliënttraject beëindigd wordt moet ook de STEP ingevuld worden. Afhankelijk van de onderling gemaakte afspraken doet Bureau Jeugdzorg of Jeugd & Opvoedhulp dat. De andere prestatie-indicatoren worden automatisch gegenereerd in IJ.
Wie voert de landelijke gegevens verzameling en de rapportage uit?
De landelijke gegevens verzameling en de rapportage wordt uitgevoerd door het SEJN. Het SEJN is het Samenwerkingverband Effectieve Jeugdzorg Nederland. Zij richt zich op de verdere ontwikkeling van de effectiviteit van de jeugdzorg. Het SEJN helpt instellingen in de jeugdzorg bij het verzamelen en benutten van hun effectgegevens. Meer informatie over SEJN is te vinden op de website van het SEJN; www.sejn.nl.
Vanaf wanneer moeten de prestatie-indicatoren worden gemeten en geregistreerd?
Voor een deel worden data voor de prestatie-indicatoren automatisch gegenereerd uit IJ (vanaf versie 3.4.0). (registratiesysteem BJZ). Daarnaast worden nog specifieke instrumenten gebruikt voor het meten aan de prestaties van de jeugdzorg. Het gaat daarbij om exitvragenlijsten, STEP en de methodiek van doelrealisatie. Deze zijn ontwikkeld en inmiddels beschikbaar. Aanvullend zijn landelijke instructiebijeenkomsten voor het gebruik gepland en deels gehouden. Bovendien zijn raamwerkafspraken ontwikkeld waarin afspraken staan over de wijze van meten, scoren, registreren en aggregeren van de data. Er kan dus nu al worden gemeten en het is goed hier al zo snel mogelijk mee te starten. Aan het einde van het derde kwartaal 2009 kan elk bureau een verzamelformulier aanmaken met daarop de prestatie-indicatoren die uit IJ komen. Hierop kunnen bureaus en zorgaanbieders de prestatie-indicatoren registreren. BJZ speelt daarin een coördinerende rol. Afgesproken is dat vanaf het 4e kwartaal 2009 data worden geregistreerd en verzameld.
Wat is het nut van de prestatie-indicatoren? Wat hebben instellingen, managers en hulpverleners eraan? (o.a. kwaliteitsverbetering, processturing en verantwoording)
Prestatie-indicatoren zijn een middel om maatschappelijke verantwoording af te leggen over de jeugdzorg. We willen tenslotte allemaal graag dat geld dat naar de jeugdzorg gaat doelmatig wordt besteed, en dat onze cliënten er mee geholpen zijn.
Het werken met prestatie-indicatoren maakt het mogelijk te sturen op de uitkomsten van de hulp, dat wil zeggen dat we met de data in de hand de effectiviteit en doelmatigheid van de hulp bij instellingen of werksoorten kunnen verbeteren. De data-analyses van de prestatie-indicatoren zijn daarbij behulpzaam. Op de werkvloer zelf zal door reflectie op de gegevens verder onderzocht kunnen worden waarom die werksoort het nu juist met die doelgroep goed of slecht doet. Het is dan mogelijk om specifiek daarop verbeteracties uit te voeren. Op termijn zal de jeugdhulpverlening hier beter van worden.
De cliënt is gebaat bij een zorgvuldige sturing van zijn hulpverlening met behulp van STEP, Doelrealisatie en Exitvragenlijst. De hulpverlener is er bij gebaat te weten dat hij met zijn afdeling/werksoort effect sorteert, en dat hij daarin mogelijk ook nog beter kan worden. Het werk wordt een stuk aantrekkelijker als je kennis over je eigen doelmatigheid opbouwt, en bovendien cliënten op basis van die wetenschap met raad en daad bij kunt staan.
Brengen de prestatie-indicatoren extra lasten met zich mee? Zo ja, voor wie en hoeveel tijd?
Met de introductie van instrumenten voor de prestatie-indicatoren is rekening gehouden met het zo min mogelijk extra belasten van medewerkers. Er is zo mogelijk aangesloten bij registraties en metingen die al werden uitgevoerd, en die in ieder geval voor het werk een directe toegevoegde waarde hebben. De registratie ervan is deels geautomatiseerd. Maar het is onvermijdelijk dat met deze kwaliteit- en verantwoordingsslag ook extra tijd gemoeid is. Tijd voor het afnemen en scoren van nog niet overal toegepaste instrumenten, tijd voor terugkoppeling van resultaten naar cliënten, tijd voor de registratie en verzameling van gegevens.
Doelrealisatie - einddoelen in afstemming met cliënt vastleggen, gebeurde al overal bij de zorgaanbieders. Evalueren van die doelen ook. Wat er voor sommige bij komt is het scoren van die doelen tijdens de evaluatie op een 3 of 4 puntsschaal en het vastleggen daarvan (registreren). Geschatte extra tijd per cliënt: max. 10 minuten
STEP: wordt door hulpverlener zelf ingevuld en gescoord in 5 tot 15 minuten (afhankelijk van ervaring). Er is sprake van een voormeting door bjz en een nameting door bjz of zorgaanbieder, en vastlegging van scores
Exitvragenlijst wordt door ouders en jongeren ingevuld. Het gaat om een korte eenvoudige lijst bij afsluiting van de hulp door bjz (niet bij Toegang en AMK) en zorgaanbieder. Kost cliënten 5 minuten. Hulpverleners kost dit geen extra tijd als dit uit oogpunt van zorgvuldigheid als onderdeel wordt gezien van het toch al te houden afrondingsgesprek. Data moeten vervolgens nog worden vastgelegd, schatting max. 5 minuten.
Zijn de prestatie-indicatoren voor eeuwig of worden deze na bepaalde tijd herzien?
De prestatie-indicatoren jeugdzorg werden in 2006 vastgesteld. Het zijn allemaal resultaatindicatoren en daarmee passend bij een moderne jeugdzorg die wil weten wat voor wie en wanneer werkt. Het is de bedoeling dat de prestatie-indicatoren zelf ook onderdeel van een verbetercyclus zijn. Voortschrijdend inzicht, onder andere op basis van data-analyses en de ervaren mogelijkheden op de resultaten te kunnen sturen, maar ook veranderende maatschappelijke prioriteiten kunnen aanleiding geven tot wijzigingen.
Hoe ga je om met gecombineerde trajecten van Jeugdzorg en GGZ bij dezelfde aanbieder?
Het is aan de aanbieder om over het jeugdzorgaanbod gedeelte te rapporteren. Dat zal waarschijnlijk in de praktijk lastig te scheiden zijn, maar een echte oplossing hiervoor hebben we (nog) niet.
Is er een afspraak over wat de minimale respons moet zijn?
In eerste instantie is het vooral belangrijk dat er gewerkt wordt met de prestatie-indicatoren. Hiermee wordt bedoeld dat er op dit moment geen norm is gesteld aan de grootte van de respons. Echter hoe groter de respons des te meer er statisch en praktisch relevante uitspraken gedaan kunnen worden. Het SEJN neemt de respons wel mee in de rapportage (meer informatie kan je lezen bij de vraag: Welke respons is nodig om zinvolle uitspraken te doen over de uitkomsten?).
Wat wordt verstaan onder een cliënttraject?
Met een cliënttraject wordt bedoeld de periode waarin de jeugdige of zijn of haar ouders/verzorgers te maken heeft met de jeugdzorg, gedwongen of vrijwillig. Het cliënttraject start op het moment dat bureau jeugdzorg het dossier van de cliënt opent - meestal bij de acceptatie van de aanmelding - en eindigt als bureau jeugdzorg het dossier afsluit.
Gedurende het cliënttraject kunnen na elkaar of naast elkaar verschillende activiteiten plaatsvinden. Bureau jeugdzorg kan bezig zijn met het stellen van een indicatie, er kan jeugdbescherming worden uitgevoerd, evenals jeugdreclassering, er kan geïndiceerde jeugdzorg worden uitgevoerd en er kan een onderzoek worden uitgevoerd door de Raad voor de Kinderbescherming of het AMK. Bij de activiteiten van de Kindertelefoon is geen sprake van een cliënttraject. Ook niet overigens als het AMK advies of consultatie verleent of een onderzoek uitvoert zonder dat de jeugdzorg (bureau jeugdzorg of zorgaanbieders) op een andere manier al betrokken is.
De verschillende activiteiten die gelijktijdig onderdeel kunnen zijn van één cliënttraject worden de 'deeltrajecten' van een cliënttraject genoemd.
Wat wordt bedoeld met deeltrajecten?
We onderscheiden voor de beleidsinformatie drie soorten deeltrajecten:
Vragen over de raamwerkafspraken
Wat zijn dat raamwerkafspraken? Waarom zijn die er? Door wie zijn de raamwerkafspraken opgesteld?
De raamwerkafspraken betreffen een bundeling van definities en minimale afspraken waar bureaus jeugdzorg en zorgaanbieders zich bij het meten, registreren en aggregeren van de prestatie-indicatoren aan dienen te houden. Op deze manier zijn gegevens van verschillende bureaus jeugdzorg en zorgaanbieders met elkaar te vergelijken. De raamwerkafspraken zijn opgesteld onder leiding van Tom van Yperen (NJi) in nauwe samenspraak met vertegenwoordigers van bureaus jeugdzorg en zorgaanbieders.
Wanneer moeten de prestatie-indicatoren gemeten worden. Is dat per indicatie en/of per aanspraak? Binnen 1 indicatie heb je meerdere aanspraken; waar schrijf je de uitkomsten weg? (Aanspraak waarop de uitkomsten het meest van toepassing zijn? Wie bepaalt dat?)
Een belangrijk uitgangspunt voor het werken met prestatie-indicatoren is een ondubbelzinnige afspraak over de eenheid van zorg waarover de metingen plaats vinden. Verschillende opties en de voor- en nadelen die daarmee samenhingen, zijn hierbij gewogen. Uiteindelijk is gekozen voor een eenheid van zorg die het gehele traject van zorg omvat, dus tot en met de volledige afsluiting van de hulp bij een bepaalde zorgaanbieder. Er wordt dus niet gemeten per indicatie of aanspraak, om de papier- en datastroom beperkt te houden. Van inhoudelijk belang is inzicht te krijgen in de resultaten van het hele zorgtraject dat de cliënt in de jeugdzorg doorloopt nadat deze een beroep op de jeugdzorg heeft gedaan. Soms gaat dat vergezeld van meerdere aansluitende indicaties en aanspraken. De eenheid van zorg waarover gemeten wordt begint bij de aanmelding BJZ en is het gehele aansluitende zorgtraject dat een cliënt vanaf dat moment bij één zorgaanbieder loopt tot afsluiting van de hulp. Zijn er meer zorgaanbieders betrokken, dan wordt door elke zorgaanbieder de prestatie-indicatoren gemeten op het moment dat het gehele aansluitende zorgtraject bij die zorgaanbieder is afgesloten. Voor een gedetailleerder uitleg: zie daarvoor de raamwerkafspraken.
Waarom is er niet voor gekozen om voor het moment van einde zorg (dus prestatie-indicatoren opleveren) het moment einde indicatie te gebruiken?
Een nieuwe indicatie moet jaarlijks worden afgegeven ook als de hulp nog niet beëindigd is. Dat is een inhoudelijk niet zo relevant maar in bureaucratische zin wel belangrijk moment. In het kader van de prestatie-indicatoren willen we de inhoud van de hulp zo veel mogelijk leidend laten zijn bij de keuze van de meetmomenten. Het betekent ook een beperktere papier- en datastroom.
In de toekomst zal de duur van het indicatiebesluit waarschijnlijk komen te vervallen. Daarmee is het mogelijke meetmoment 'einde indicatie' niet meer aan de orde.
Wie moet welke prestatie-indicatoren opleveren als meerder zorgaanbieders zorg verlenen aan een cliënt? Of als er binnen een zorgaanbieder meerdere vormen van zorg worden verleend aan een cliënt?
Als meerdere instellingen zorg verlenen aan een cliënt, zullen al deze instellingen gevraagd worden data aan te leveren. Dit om zicht te krijgen op de prestaties van de verschillende instellingen.
Als binnen één instelling meerdere vormen van zorg worden verleend aan de cliënt, hoort dit te gebeuren op basis van één hulpverleningsplan waarin de einddoelen zijn opgenomen. Bij afsluiting van alle zorg wordt gevraagd de prestatie-indicatoren 'Doelrealisatie', 'Clienttevredenheid' en 'Reden beëindiging zorg' aan te leveren, niet per zorgvorm, maar per instelling.
Wie moet welke prestatie-indicatoren opleveren als er sprake is van een maatregel c.q. Jeugdbescherming of Jeugdreclassering en provinciaal gefinancierde geïndiceerde jeugdzorg?
Bij een combinatie van hulpverlening door BJZ in het kader van een maatregel, jeugdbescherming of jeugdreclassering en hulpverlening door een zorgaanbieder worden de gebruikelijke aanvangsdata vastgelegd door BJZ, dit zijn PI 4,5,6,en 8. Aan het eind van de hulp door de zorgaanbieder zoals gebruikelijk PI 1,2,en 3 en indien afgesproken met BJZ d.m.v. de tweede afname STEP ook 4 en 6. In geval einde maatregel worden PI 2,7 en 9 door BJZ vastgelegd. Als zowel de maatregel als de zorg is beëindigd wordt d.m.v. de tweede afname STEP PI 4 en 6 vastgelegd. BJZ is hiervoor verantwoordelijk maar kan afspreken met de zorgaanbieder dat de zorgaanbieder de STEP bij einde zorg afneemt (PI 4 en 6). Als de maatregel eindigt nadat de zorg is beëindigd dan is het logisch dat de desbetreffende medewerker JB/JR dat doet.
Er zijn plannen om de indicatiebesluiten te vereenvoudigen, de duur van de hulp komt er dan niet meer in te staan. Welke gevolgen zou dit hebben voor de prestatie-indicatoren?
Verwachtte duur van de hulp komt in de toekomst waarschijnlijk te vervallen in het indicatiebesluit. Dit heeft geen gevolgen voor het meten aan de prestatie-indicatoren, omdat de metingen niet zijn gekoppeld aan de duur van het indicatiebesluit, maar aan de werkelijke duur van het gehele zorgtraject dat de cliënt doorloopt.
Zijn instellingen verplicht zich te conformeren aan de raamwerkafspraken?
Ja, de raamwerkafspraken zijn vastgesteld door de branche commissies van bureaus jeugdzorg en van de zorgaanbieders, en daar gaat een verplichtend karakter van uit. Dankzij de vaststelling van de raamwerkafspraken weten we nu zeker dat alle instellingen op dezelfde wijze meten aan de prestaties, waardoor we straks data kunnen vergelijken en hiervan kunnen leren ten behoeve van een kwalitatief betere jeugdzorg.
De raamwerkafspraken zijn echter zo opgesteld dat er voor instellingen nog altijd een behoorlijke ruimte zit om te variëren en te experimenteren en ook om eigen data te verzamelen. Dat is ook in het belang van een verdere doorontwikkeling van de prestatie-indicatoren en de gebruikte meetinstrumenten.
Consequentie van de definitie van een geslaagde voogdij of OTS in Prestatie-indicator 7 kan zijn dat deze maatregelen niet als geslaagd beschouwd als deze vanwege meerderjarige leeftijd van de jeugdige worden opgeheven. Hoe zit dat?
Hoewel het de bedoeling is dat een maatregel een tijdelijk karakter heeft, kan het zeker zo zijn dat een maatregel die bij volwassenheid wordt opgeheven succesvol is geweest. Het is belangrijk deze data te relateren aan andersoortige data prestatie-indicatoren. Hierover zal nog verder discussie gevoerd moeten worden. Ook zullen rapportages over de prestatie-indicatoren de mogelijkheid bieden om hier op in te gaan.
Vragen over raamwerkafspraken Doelrealisatie
Welke doelen moeten worden gescoord?
Per cliënt en in samenspraak met de cliënt wordt in het hulpverleningsplan de met de hulpvraag samenhangende doelstellingen van de hulp geformuleerd. Vaak worden deze doelen uit het indicatiebesluit omgezet of 'vertaald' naar zogenoemde 'einddoelen' van de hulp door de zorgaanbieder. Deze einddoelen (maximaal tien) moeten worden gescoord.
Wanneer moeten de doelen worden gescoord?
De eindscores op de einddoelen worden bepaald op of rond de datum van de beëindiging van de hulp in samenspraak met cliënten, zoals bepaald in paragraaf 3.1 van de raamwerkafspraken.
Wat gebeurt er als de doelen tussentijds wijzigen?
Voortschrijdend inzicht van cliënt en hulpverlener kan wel eens leiden tot de noodzaak einddoelen te wijzigen, en die kunnen dan ook in samenspraak met de cliënt worden doorgevoerd. Grote voorzichtigheid is op zijn plaats. Als deze aangepaste einddoelen niet meer passen bij het in het indicatiebesluit genoemde doel, of als dit leidt tot een langere te verwachten hulpverleningsduur, moet dit worden afgestemd met bureau jeugdzorg. Van belang is ook om na te gaan of de interventie nog altijd even goed aansluit bij het nieuw geformuleerde doel. Tenslotte moet er voor worden gewaakt dat einddoelen niet worden aangepast (naar beneden bijgesteld) aan het uitblijven van resultaat van de interventie.
Als er bij een instelling meerdere vormen van zorg worden geleverd en daarvoor meerdere doelen zijn geformuleerd? Welke doelen moeten worden gescoord?
Als een instelling meerdere zorgvormen (programma's, modules) inzet om de noodzakelijke hulp naar behoren te kunnen bieden, gebeurt dat op basis van één integraal hulpverleningsplan. De einddoelen in dat hulpverleningsplan vormen het materiaal voor het meten van de doelrealisatie.
Als er meerdere instellingen zorg verlenen aan een cliënt hoe moet dan worden omgegaan met het scoren van doelrealisatie?
Elke instelling scoort de einddoelen waar bij de betreffende instelling aan gewerkt is. Dit kan betekenen dat sommige einddoelen door meerdere instellingen worden gescoord, omdat bij meerdere instellingen aan het einddoel gewerkt is.
Moet de prestatie-indicator Doelrealisatie ook worden gemeten als er sprake is van een maatregel c.q. Jeugdbescherming of Jeugdreclassering?
Nee, doelrealisatie is voor de prestatie-indicatoren een instrument van de zorgaanbieder. Als er geen zorgaanbieder betrokken is, worden geen data doelrealisatie verzameld.
Hoe zien de geaggregeerde gegevens over doelrealisatie eruit?
De gegevens worden geaggregeerd naar de Goal Attainment Scale (van 0 t/m +2).
Vanwege een afwijkende scoring van doelrealisatie door enkele instellingen moeten bij rapportages over alle deelnemende instellingen de -1 en 0 schaalpunten worden samengevoegd. De daarvoor noodzakelijke conversieslag is weergegeven in bijlage 2 van de Raamwerkafspraken. Deze conversieslag komt overeen met de standaard die is vastgelegd in het Gegevenswoordenboek Beleidsinformatie 2007.
Vragen over exitvragenlijsten
Is de Exitvragenlijst alleen geschikt voor het afnemen van de cliënttevredenheid aan het einde van een traject of kan de Exitvragenlijst ook voor een tussentijdse meting gebruikt worden? In eerste instantie is ook sprake geweest van ontwikkeling van een specifieke lijst voor tussentijdse meting. Deze is er nu niet meer, waarom niet?
De Exitvragenlijst is ontwikkeld en getest voor het meten van de 'Cliënttevredenheid' na afloop van het hulpverleningstraject en dus niet voor tussentijdse metingen. Het resultaat van de Exitvragenlijst, afgenomen aan het einde van de zorg of na beëindiging van een maatregel wordt gebruikt voor de prestatie-indicator 'Cliënttevredenheid'.
Mag de Exitvragenlijst meerdere keren worden afgenomen?
De Exitvragenlijst mag facultatief bij elke beëindiging van de hulp worden afgenomen. Echter het is verplicht dat wanneer de hulp bij één Jeugd & Opvoedhulp is afgesloten de Exitvragenlijst wordt ingevuld en dat voor de prestatie-indicatoren de factorscore voor het resultaat en het rapportcijfer wordt geregistreerd.
Wat zegt de meting van de Exitvragenlijst als deze aan het einde van het traject bij één Jeugd & Opvoedhulp wordt afgenomen?
De cliënt heeft een mening gegeven over het gehele traject bij een instelling. Het SEJN gebruikt deze gegevens voor analyse en rapportage op provinciaal en landelijke niveau. Hiermee kan je jouw gemiddelde vergelijken met het provinciale en landelijke gemiddelde. Bij de analyse van deze gegevens zal ook aandacht besteed worden aan de zorg die verleend is door Jeugd & Opvoedhulp. Deze gegevens zijn namelijk opgenomen in het systeem IJ van de Bureaus Jeugdzorg.
Is de informatie van de Exitvragenlijst nog wel bruikbaar als de hulpvorm erin niet vermeld staat?
De Exitvragenlijst wordt in IJ bij Bureau Jeugdzorg ingevoerd aan de hand van naam, voorletters, geboortedatum en datum einde zorg. Op basis van deze gegevens wordt de uitkomst van de Exitvragenlijst gekoppeld aan alle andere gegevens in IJ, dus ook aan de hulpvorm.
De Exit-lijsten in experimentele fase (pleegzorg en BJZ JB/CM); gaan deze lijsten al wel gebruikt worden door instellingen of is het de bedoeling dat men wacht tot de lijsten zijn gevalideerd? Wanneer worden deze lijsten gevalideerd?
De kwantitatieve validering van deze lijsten loopt parallel met het in gebruik nemen er van. De instellingen kunnen al met de vragenlijsten aan de slag. Het is niet de bedoeling dat wordt gewacht. Voor de pleegzorg zijn in april 2009 afspraken gemaakt over het aanleveren van ingevulde lijsten voor de validering. Voor de Exitvragenlijsten BJZ wordt de lijst gevalideerd nadat voldoende lijsten zijn ingevuld na de ingebruikname op 1 oktober.
Wat is de waarde van de lijst als deze nog niet gevalideerd is?
De vragenlijst is afgeleid van de andere gevalideerde Exitvragenlijsten. De verwachting is dan ook dat de vragenlijst voor pleegzorg en die voor BJZ JR/JB ook goede resultaten zal opleveren. De uitkomsten op de individuele stellingen en de antwoorden op de open vragen kunnen instellingen nu al gebruiken om te komen tot kwaliteitsverbetering.
Wat zijn de verschillen en de overeenkomsten tussen de Exitvragenlijst en de C-toets? Wanneer zou je de ene lijst moeten gebruiken en wanneer de andere lijst?
De verschillende vragenlijsten zijn voor het volgende gebruik gevalideerd:
C-toets
Exit-vragenlijst
Inhoud
Alle aspecten van de zorg
Nadruk op resultaat
Afname
Alle cliënten tegelijk (of een steekproef), bijvoorbeeld tweejaarlijks (periodiek)
Na afloop van het zorgtraject van de individuele cliënt (continu in gebruik)
Informatie
Oordeel van cliënten over de manier waarop de zorg is georganiseerd: over contact, deskundigheid, verloop van de hulp en informatie
Oordeel over verloop (op hoofdlijnen) en resultaat van de hulp, gegeven aan het einde van de hulp.
Anonimiteit
Anoniem
Niet anoniem
Aansluiting HKZ-norm
Driejaarlijks anoniem cliëntervaringen meten
Evaluatie en bijstelling hulpverleningsplan
De C-toets is bedoeld, ontwikkeld en uitgetest als cliëntenparticipatie instrument voor anonieme afname bij een steekproef. Het is geen gevalideerd instrument voor individuele afname na afloop. De Exitvragenlijst is bedoeld, ontwikkeld en uitgetest als instrument voor het meten van individuele cliënttevredenheid na afloop van de hulp.
Is al bekend of de exitlijst beter differentieert dan de C-toets?
Dit is bij de ontwikkeling van de vragenlijsten expliciet een punt van aandacht geweest. In tegenstelling tot bij de C-toets is hier bij de Exitvragenlijst expliciet op gelet. Je kunt dit alleen bekijken bij een voldoende grote respons. De uitkomsten bij de Exit-vragenlijst zorgaanbieders bevestigen het differentiatievermogen van de vragenlijst. Ook bij de Exitvragenlijst indicatiestelling is het differentiatievermogen sterk aangetoond. Bij de AMKlijst was de respons wat lager en kon dit nog niet worden onderzocht.
Wanneer moet er precies een exitlijst door de zorgaanbieder worden afgenomen. Is dat per indicatie en/of per aanspraak? Binnen 1 indicatie heb je meerdere aanspraken; waar schrijf je de uitkomsten weg? (Aanspraak waarop de uitkomsten het meest van toerpassing zijn? Wie bepaalt dat?)
De Exitvragenlijst (evenals het scoren van 'Doelrealisatie') moet worden afgenomen als alle vormen van zorg bij een zorgaanbieder zijn/worden beëindigd. Het moment einde zorg is het moment waarop zorgaanbieder en bureau hebben afgesproken de zorg bij een bepaalde zorgaanbieder te beëindigen. Als de cliënt meerdere zorgaanspraken bij de zorgaanbieder verzilvert dan is het moment einde zorg wanneer de laatste zorgaanspraak is afgerond. Het traject waarop de Exitvragenlijst betrekking heeft, kan dus ook meerder indicaties bevatten (herindicaties).
Wanneer moet er precies een exitlijst door de bureaus worden afgenomen. Is dat per maatregel en/of per cliënt?
De Exitvragenlijst moet in gedwongen kader worden afgenomen door een bureau als de maatregel Jeugdbescherming of Jeugdreclassering is afgelopen.
Wat als Jeugdbescherming wordt opgevolgd door Jeugdreclassering. Moet dan twee maal de Exitvragenlijst worden ingevuld?
De Exitvragenlijst moet na einde maatregel Jeugdbescherming en na einde maatregel Jeugdreclassering worden ingevuld. Dus dat betekent inderdaad twee maal invullen.
Wat als een jeugdige van 16/17 jaar niet wil dat ouders de Exitvragenlijst invullen? Moeten ouders dan wel of niet de Exitvragenlijst invullen?
Onder cliënt wordt verstaan jeugdige en zijn of haar ouders. Dat betekent dat de ouder, voor zichzelf, de vragenlijst invult.
Moet de Exitvragenlijst ingevuld worden als ouders nauwelijks in beeld zijn geweest tijdens de hulp?
Ja, onafhankelijk van de soort ontvangen hulp vullen ouders de Exitvragenlijst in. De ouders worden gezien als cliënt en om die reden is het belangrijk dat ouders de mogelijkheid krijgen om feedback te geven op de ontvangen hulp.
Waarom moet de cliënt invullen wat zijn/haar taal is?
(Nog te beantwoorden door Stichting Alexander.)
Is de vragenlijst ook vertaald in een andere taal?
Nee, op dit moment nog niet.
Waarom staat de vraag over opleiding (bijzonder onderwijs. basisonderwijs) niet meer opgenomen in de Exitvragenlijst?
Deze vraag is niet meer nodig om te beantwoorden en is zodoende verwijderd.
Er zijn ook Exitvragenlijsten ontwikkeld voor AMK en indicatiestelling? Moeten deze ook voor de prestatie-indicatoren worden gebruikt? Zo nee, wat is er dan over afgesproken?
Nee, die zijn niet verplicht voor de prestatie-indicatoren. Ze zijn wel beschikbaar via het Extranet van Jeugdzorg Nederland en kunnen naar eigen inzicht worden ingezet voor kwaliteitsverbetering en sturing op het werkproces.
Is het mogelijk om bij de negatieve score van de Exitvragenlijst (lager dan 2,5) ook een uitgebreide specificatie te maken, want er is nogal een verschil tussen de score 1,05 en bijvoorbeeld 2,45.
In de handleidingen en in de raamwerkafspraken is de volgende indeling gegeven om de uitkomsten van de stellingen te kunnen duiden:
Scores tot 2,50
Er zijn gemiddeld meer cliënten die negatief geoordeeld hebben dan positief. Dit betekent een negatieve beoordeling door de cliënt.
Scores van 2,50 - 2,75
Hoewel er gemiddeld meer cliënten zijn die een positief oordeel geven dan een negatief, zijn er toch nog een behoorlijk aantal cliënten die een negatieve beoordeling geven. Deze scores betekenen dat de stelling of factor als aandachtspunt kan worden aangemerkt.
Scores van 2,75 - 3,00
Deze gemiddelde scores betekenen een voldoende beoordeling
Scores van 3,00 en hoger
Deze gemiddelde scores betekenen een goede beoordeling
In de praktijk blijken gemiddelde scores tussen de 2 en 3 het vaakst voor te komen, vandaar dat deze indeling is gegeven. Een mogelijk uitbreiding zou kunnen zijn het onderscheid tussen negatieve beoordeling (tussen 2,00 en 2,50) en een erg negatieve beoordeling (tussen 1,00 en 2,00).
Wat is het nut van de Exitvragenlijsten? Wat hebben instellingen, managers en hulpverleners eraan? (o.a. kwaliteitsverbetering, processturing en verantwoording)
Uit: Jurrius, K., Havinga, L. en Stams, G.J. (2007) Exitvragenlijst Jeugdzorg Amsterdam: Stichting Alexander
Doelstelling van de Exitvragenlijst Jeugdzorg is allereerst cliënten de mogelijkheid te geven om de effectiviteit van de hulp te beoordelen middels items die zij zelf van belang vinden. Tweede doelstelling is jeugdzorginstellingen de mogelijkheid te geven om inzicht te krijgen in de door cliënten beoordeelde effectiviteit van de hulpverlening, zodat hiermee gewerkt kan worden aan kwaliteitsverbetering. Laatste doelstelling is om de dialoog tussen cliënten en jeugdzorginstellingen over de effectiviteit binnen de instelling te stimuleren, alsook tussen jeugdzorginstellingen onderling en tussen jeugdzorginstellingen en overheden.
Naast diverse andere verantwoordingsinstrumenten zoals onder andere de jaarrekening wordt met de Exitvragenlijst ook verantwoording afgelegd tegenover provincie en het rijk (zie laatste doelstelling).
Wanneer moet je de cliënt vragen de lijst in te vullen? Kan dat ook tijdens of na het eindgesprek? Mag je de lijst ook samen invullen? Mag je de lijst ook opsturen?
In de handleiding staan de manieren waarop de vragenlijst kan worden afgenomen met betreffende voor en nadelen:
Wijze van afname
Hoe gaat dat?
Voordeel
Nadeel
Individuele beantwoording voor het eindgesprek, bespreking in het eindgesprek.
De cliënt krijgt de lijst voor het eindgesprek toegestuurd of in het een-na-laatste gesprek mee naar huis met het verzoek de lijst mee te nemen naar het gesprek. De vragenlijst wordt besproken met de hulpverlener. De vragenlijst wordt niet meer veranderd.
De cliënt kan de lijst ongestoord invullen. De hulpverlener en de cliënt gaan in gesprek met elkaar over de uitkomsten, de hulpverlener kan direct leren van de feedback. Het instrument wordt op deze manier ook gebruikt voor directe verbetering van het hulpverleningsproces.
De cliënt zou mogelijk kunnen anticiperen op het gesprek en daardoor de lijst anders kunnen beantwoorden.
Individuele beantwoording en terugzending per post
Bij 'eenzijdige exit' door de cliënt of als er geen exitgesprek meer plaatsvindt krijgt de cliënt de lijst thuisgestuurd per post met een antwoordenvelop
De cliënt waar geen contact meer mee is krijgt de mogelijkheid om de vragenlijst in te vullen.
Hulpverlener en cliënt hebben geen mogelijkheid om de uitkomsten met elkaar te bespreken. De respons wordt lager.
Beantwoording tijdens het eindgesprek
De lijst wordt in het eindgesprek uitgereikt en ter plekke ingevuld. Eventuele vragen worden door de hulpverlener beantwoord.
Kans op 'vergeten' van de vragenlijst wordt kleiner. Onduidelijkheden en vragen kunnen meteen worden toegelicht.
Aanwezigheid en beantwoording kunnen de beoordeling beïnvloeden.
Telefonische afname na afloop van de hulp
Cliënten worden na afloop van de hulp gebeld door iemand die hiervoor in de organisatie is aangewezen om de vragenlijst telefonisch in te vullen.
De cliënt kan de vragenlijst relatief anoniem beantwoorden.
Hulpverlener en cliënt hebben geen mogelijkheid om de uitkomsten met elkaar te bespreken. Hulpverleners zijn minder betrokken bij de uitkomsten.
De raamwerkafspraken schrijven de wijze van afname niet voor. De instellingen mogen zelf een keuze maken op welke manier ze afnemen.
Welke resultaten van de Exitvragenlijsten moeten worden geregistreerd voor de prestatie-indicatoren?
Met het rapporteren van de factorscore op resultaat en/of het rapportcijfer per cliënt is voldaan aan de eisen met betrekking tot de prestatie-indicatoren. De voorkeur ligt bij rapporteren van zowel de factorscore als het rapportcijfer. Bij de Exitvragenlijst Zorgaanbieders is de factorscore op resultaat het gemiddelde met twee cijfers achter de komma van de scores op stelling 2,3,4,5,7, en 9. In de handleiding staat deze berekening nog uitgebreider. De excelsheet voert de berekening automatisch uit. Instellingen kunnen hun automatisering opdracht geven om de scores automatisch te laten berekenen.
Wat is een factorscore? Wat is het rapportcijfer en hoe verhouden die zich tot elkaar?
Een factorscore is de gemiddelde score op een aantal stellingen, die gezamenlijk een onderwerp meten. De factorscore op resultaat betekent dus dat je het gemiddelde berekent van de stellingen die samen de tevredenheid van de cliënt over het resultaat meten.
Het rapportcijfer drukt een algemene tevredenheid van de cliënt over de hulp uit. Uit de analyses blijken het rapportcijfer en de factorscore op resultaat met elkaar samen te hangen. De factorscores op resultaat zijn preciezer, omdat je precies weet waar de score over gaat. Bij een rapportcijfer is dat minder duidelijk.
Waar kan ik informatie vinden over de factorscore en de validatie van de Exitvragenlijst voor Jeugdbescherming en Jeugdreclassering?
De Exitvragenlijst is nog niet gevalideerd voor Jeugdbescherming en Jeugdreclassering. Voor nu geldt dat het vooral belangrijk is de Exitvragenlijst te gebruiken. Door het gebruik van de lijst draag je namelijk bij aan de mogelijkheid om de Exitvragenlijst te kunnen valideren.
In de handleiding onder kop 4 staat het volgende vermeld: "Omdat de lijst nog niet gevalideerd is, is het nog niet mogelijk een factorscore te berekenen. Voor de prestatie-indicatoren wordt daarom voorlopig alleen het rapportcijfer geregistreerd. De factorscore volgt vanaf het moment dat de validatie is afgerond. Voor validatie worden de invulsheets met de gegevens van de ingevulde Exitvragenlijsten bij Stichting Alexander aangeleverd. Hiervoor zijn extra gegevens nodig, die niet nodig zijn in de fase na validatie. In de fase na validatie worden de prestatie-indicatoren, waaronder "cliënttevredenheid" in IJ ingevoerd. In IJ zijn met koppeling op basis van naam, voorletters en geboortedatum de benodigde gegevens beschikbaar. In de fase na validatie worden alleen de volgende cliëntgegevens: naam, voorletters en geboortedatum, middels de Exitvragenlijst opgevraagd. Na validatie zal de handleiding en de Exitvragenlijsten hiertoe worden aangepast.
Wie moeten de Exitvragenlijsten invullen? Cliënten, ouders, meerdere ouders? Moeten deze allemaal worden geregistreerd voor de prestatie-indicatoren?
Cliënten (zijnde jongeren vanaf 12 jaar en hun beide ouders) ontvangen de Exitvragenlijst. Gegevens van de jeugdige en één ouderfiguur worden aangeleverd. Als de ouders van mening verschillen, dan wordt het gemiddelde van beide ouders berekend van zowel het rapportcijfer als de factorscore indien van toepassing. (zie ook raamwerkafspraken).
Wat kan ik aan de cliënt vertellen over wat er met zijn of haar ingevulde gegevens gaat gebeuren?
De gegevens van de cliënt worden vertrouwelijk verwerkt. Vervolgens worden de gegevens gebruikt als feedback en als tips ter verbetering van de hulp op team en instellingsniveau. Daarnaast worden de gegevens van alle cliënten per hulpsoort gebruikt voor vergelijking op provinciaal en landelijk niveau. Dit gebeurd door verwerking van de gegevens in rapportages van het SEJN. In de rapportage van het SEJN worden de gegevens anoniem gepresenteerd.
Als er meerdere instellingen zorg verlenen aan een client en er bijvoorbeeld ook nog sprake is van een maatregel, hoe moet dan worden omgegaan met het invullen van de Exitvragenlijst?
De Exitvragenlijst wordt afgenomen na het einde van de zorg bij een zorgaanbieder of einde van één of meerdere maatregelen. Als er meerdere zorgaanbieders zorg verlenen, dan neemt elk van deze zorgaanbieders bij het beëindigen van de zorg de Exitvragenlijsten af. Als er meerder maatregelen lopen, dan wordt de Exitvragenlijst afgenomen bij het einde van de laatste maatregel bij een bureau.
Als er binnen één instelling meerdere vormen van zorg worden verleend aan een cliënt, hoe moet dan worden omgegaan met het invullen van de Exitvragenlijst?
Richtlijn is dat aan het einde van de zorg of maatregel de Exit-vragenlijst wordt ingevuld. In de handleiding worden de volgende acht zorgvormen onderscheiden.
Als alle zorgvormen bij een zorgaanbieder zijn beëindigd, wordt een Exitvragenlijst ingevuld. Ook als daarna nog andere hulp wordt verkregen bij een andere zorgaanbieder of als er nog een maatregel bij BJZ loopt. Hetzelfde geldt voor het beëindigen van alle maatregelen bij een bureau, dan wordt de Exitvragenlijst ingevuld. Ook als daarna nog hulp wordt verkregen bij één of meerdere zorgaanbieders.
Welke respons is nodig om zinvolle uitspraken te doen over de uitkomsten?
Dit is afhankelijk van de foutmarge die je wilt toelaten en het betrouwbaarheidsniveau dat je kiest. Voor wetenschappelijke doeleinden is een foutmarge van 5% en een betrouwbaarheidsniveau van 95% gebruikelijk. Hieronder staan enige vuistregels die richting kunnen geven aan de respons:
* mits op basis van toeval geselecteerd
Als je uitspraken wilt doen over…
En er zijn ongeveer … exits per jaar
En je hanteert een foutmarge van .. %
En een betrouwbaar-heidsniveau van .. %
Dan heb je … vragenlijsten nodig om de uitkomsten te kunnen generaliseren naar de rest van de populatie*
De hele provincie
5000
5
95
357
De hele instelling
2000
5
95
323
De hulpvorm
250
10
95
70
Team-niveau
60
10
95
38
Team-niveau
15
10
95
14
Cliënt-niveau
1
10
95
1
(Zie ook www.journalinks.be/steekproef/)
Algemeen geldt: hoe kleiner de groep cliënten waarover je uitspraken wilt doen, hoe meer vragenlijsten je relatief gezien nodig hebt om de uitkomsten die je vindt te generaliseren naar de rest van de cliënten. Als er bijvoorbeeld 2000 exits zijn binnen een instelling, dan kan op basis van 323 vragenlijsten (mits op basis van toeval geselecteerd) met een redelijke betrouwbaarheid voorspelt worden dat de rest van de cliënten op een vergelijkbare manier de vragenlijsten zullen invullen. Maar als je op teamniveau met 15 exits per jaar voorspellingen wilt doen dan zul je zo'n 14 vragenlijsten nodig hebben om (enigszins betrouwbaar) te kunnen voorspellen wat de cliënt die de vragenlijst niet heeft ingevuld zou invullen.
Wat is de relatie tussen de ingevulde exitvragenlijsten en de prestatie-indictoren?
De prestatie-indicatoren moeten vanaf 1 oktober 2009 worden ingevuld in een elektronisch verzamelformulier. Voor de prestatie-indicator 'Cliënttevredenheid' moeten de resultaten van de Exitvragenlijst (de factorscore op resultaat en het rapportcijfer) in het elektronisch verzamelformulier worden ingevuld. Dit verzamelformulier komt aan het systeem IJ van de bureaus te 'hangen' en wordt op dit moment ontwikkeld. Als de zorg is beëindigd geeft de zorgaanbieder dat door aan het betreffende Bureau Jeugdzorg. Het BJZ maakt het verzamelformulier aan (met alle prestatie-indicatoren die reeds bekend zijn) en verstuurt deze naar de zorgaanbieder.
Moet de Exitvragenlijst ook worden ingevuld als er sprake is van een maatregel c.q. jeugdbescherming of Jeugdreclassering? En als er ook nog sprake is van provinciale geïndiceerde jeugdzorg? Hoe moet het dan?
Bureaus Jeugdzorg verzamelen zelf de Exitvragenlijsten over de cliënttevredenheid over de maatregel(en) die wordt (zijn) uitgevoerd door Bureau Jeugdzorg, zodra de maatregel(en) is (zijn) beëindigd. Als er ook nog sprake is van provinciaal gefinancierde geïndiceerde jeugdzorg, dan neemt de zorgaanbieder de Exitvragenlijst af als alle zorg aan de cliënt bij die zorgaanbieders is beëindigd (ook als nog zorg door een andere zorgaanbieder wordt verleend).
Hoe zien geaggregeerde gegevens over de Exitvragenlijsten eruit?
In de handleiding staat een voorbeeld opgenomen van hoe de instelling de verzamelde gegevens zelf kan weergeven voor kwaliteitsbeleid in de eigen instelling.
Is er een alternatief voor de exitvragenlijst? M.a.w.: is de exitvragenlijst verplicht?
Er is geen alternatief, in het kader van de prestatie-indicatoren is het gebruik van de Exitvragenlijst afgesproken.
Wanneer kan ik de handleiding en de scorehulpen van de website halen?
Je kan nu al de handleiding en de scorehulpen van de website halen.
De exitlijst voor pleegzorg sluit niet aan bij onze doelgroep, moeten we dan toch aan de biologische ouders van onze pleegkinderen vragen de exitlijst in te vullen?
In dat geval is het de bedoeling de Exitlijst wel in te laten vullen. Biologische ouders moeten de mogelijkheid krijgen hun ervaringen te kunnen delen. Als biologische ouders sommige vragen blijken niet in te kunnen vullen dan kunnen ze dat zelf bepalen.
Het in laten vullen van de exitvragenlijst draagt tevens bij aan de mogelijkheid om de exitvragenlijst voor biologische ouders van pleegkinderen te valideren of aan het inzicht dat eventueel een andere vragenlijst nodig is.
Vragen over de STEP
Is er een verschil tussen de STEP en Quick STEP?
Oorspronkelijk bestond de STEP uit vier basisschalen (Functionering Jeugdige, Kwaliteit Omgeving, Zwaarte Zorg en Urgentie Zorg) en twee risicoschalen (Risico Functionering Jeugdige en Risico Kwaliteit Omgeving). Uit de onderzoeken die naar de STEP zijn uitgevoerd, bleek dat de twee risicoschalen een beperkte toegevoegde waarde hebben. Daarom is besloten de risicoschalen te verwijderen. De vier basisschalen vormen tezamen de STEP. De naam QuickSTEP zal niet meer gebruikt worden.
Wie vult de STEP in en wanneer? Gelijktijdig met de GCT?
De STEP wordt in een later stadium ingevuld dan de GCT, die in de fase van Aanmelding en Acceptatie wordt ingevuld. De STEP wordt pas ingevuld nadat alle informatie is verzameld die nodig is om een besluit te nemen over het vervolg (bijv. verdere diagnostiek, vrij toegankelijk hulpaanbod, hulp op indicatie, vervolghulp).
In de toegang tot hulp in vrijwillig kader vult een medewerker van bureau jeugdzorg de STEP-schalen en het verzamelblad dus in na het voeren van een screenings- of intakegesprek. Indien er meerdere gesprekken worden gevoerd om informatie te vergaren (eventueel met verschillende betrokkenen), dan geldt dat pas na het laatste gesprek de STEP wordt ingevuld.
In de (gezins)voogdij en de jeugdreclassering wordt de STEP ingevuld nadat alle informatie is verzameld op basis waarvan een Plan van Aanpak of Hulpverleningsplan wordt opgesteld, maar voordat eventueel besloten wordt tot nader diagnostisch onderzoek.
Wordt de STEP gebruikt aan het einde van een behandeling, dan dient het formulier pas ingevuld te worden als daarvoor alle relevante informatie is verzameld.
Wie vult de STEP in aan het einde van het cliënttraject?
Bij het beëindigen van het cliënttraject is de hulpverlener van Bureau Jeugdzorg verantwoordelijk voor het invullen van de STEP. Bureau Jeugdzorg kan echter met Jeugd &Opvoedhulp afspreken dat Jeugd & Opvoedhulp de STEP afneemt bij afsluiten van het cliënttraject. Dit ligt in de rede bij cliënttrajecten waarbinnen het J&O - traject langer doorloopt dan JB- JR - traject(en) en de bemoeienis van Bureau Jeugdzorg bij afsluiten van het cliënttraject gering is.
Indien Jeugd & Opvoedhulp het instrument invult, dan is dat dus expliciet afgesproken met Bureau Jeugdzorg. Zijn er meerdere organisaties Jeugd & Opvoedhulp betrokken geweest bij de uitvoering van de hulp, dan kan Bureau Jeugdzorg de laatste vragen de STEP in te vullen. Als ervoor gekozen wordt dat Jeugd & Opvoedhulp de afname van de tweede STEP uit kan voeren, wordt Jeugd & Opvoedhulp in de betreffende provincie ook getraind voor het gebruik van de STEP. Zie voor deelname training: Wie mag er deelnemen aan de STEP training?
Wat is de relatie tussen de STEP en andere lijsten bij de toegang/indicatiestelling?
De GCT die in de fase van Aanmelding en Acceptatie wordt ingevuld is een checklist bedoeld als hulpmiddel om alle relevante informatie over de hulpvraag en de client te ordenen. Vervolgens wordt tijdens het indicatietraject specifiekere informatie verzameld. Aan de hand van de CBCL of de SPsy wordt de aard van de problematiek in kaart gebracht. De STEP brengt een ander aspect van de problematiek, namelijk de ernst, in beeld.
Wat is het nut van de STEP? Wat hebben instellingen, managers en hulpverleners eraan? (kwaliteitsverbetering, processturing, verantwoording)
Nadat de hulpverlener voldoende informatie verzameld heeft, vult hij/zij de STEP in. Door middel van de STEP worden verzamelde gegevens en zogenaamde 'onderbuikgevoelens' concreet gemaakt. Daarbij worden de ernst m.b.t. het functioneren van de jeugdige en de ernst m.b.t. de kwaliteit van de omgeving uit elkaar getrokken. Vervolgens stelt de hulpverlener het indicatiebesluit vast. De STEP is geenszins een vervanging van de professionele inschatting van de hulpverlener over de benodigde zorg. Het is een instrument ter ondersteuning en verantwoording van het indicatiebesluit. Je kunt laten zien waar het genomen indicatiebesluit op gebaseerd is. Bovendien bevordert de STEP eenheid van taal tussen hulpverleners: het instrument maakt duidelijk wanneer gedrag als ernstig moet worden beschouwd.
Een ander nut van de STEP is dat door de STEP ook bij het einde van de zorg af te nemen kan worden geconcludeerd of en in welke mate de ernst van de problematiek verminderd is. Dat zegt iets over de effectiviteit van de hulp.
Waarop moeten de resultaten van de STEP worden geregistreerd?
Door BJZ: in IJ. Bij een tweedee afname door de zorgaanbieder: op het z.g. elektronisch verzamelformulier
Is er ook een webbased versie voor de STEP? Komt die nog beschikbaar?
Er is een webbased versie van de STEP beschikbaar. Deze wordt aangeboden door de leveranciers Intraworks en Praktikon. Die van Intraworks kan automatisch worden opgestart vanuit systeem IJ van BJZ. Praktikon werkt daar nu momenteel ook aan.
Als er meerdere instellingen zorg verlenen aan een cliënt, hoe moet dan worden omgegaan met het invullen van de STEP (aan het begin en aan het einde van zorg)?
De eerste afname STEP wordt door BJZ voor de indicatiestelling (zorg) of rond het opstellen van een plan van aanpak (maatregel) ingevuld. Als alle zorg en alle maatregelen zijn beëindigd, wordt de tweede afname STEP ingevuld. Dus als meerdere zorgaanbieders zorg verlenen wordt de STEP pas ingevuld als ook de laatste zorgaanbieder de zorg heeft beëindigd. Als er ook nog sprake is van een maatregel, wordt de STEP pas ingevuld als ook deze is beëindigd.
Wie vult de STEP in?
In principe is BJZ verantwoordelijk voor het invullen van de STEP. BJZ kan echter met de zorgaanbieder afspraken dat deze de vragenlijst invult. Het is immers niet gewenst dat de cliënt na einde zorg alleen voor de STEP terug zou moeten naar BJZ.
Moet de STEP ook worden ingevuld als er sprake is van een maatregel c.q. Jeugdbescherming of Jeugdreclassering? En als er ook nog sprake is van provinciaal gefinancierd geïndiceerde jeugdzorg?
Ja, de STEP wordt in al deze gevallen ingevuld aan het begin en bij het einde van alle zorg.
Is er een alternatief voor de STEP? M.a.w.: is de STEP verplicht?
Er is geen alternatief voor STEP. Het gebruik er van in het kader van de prestatie-indicatoren is afgesproken.
Wat is de relevantie en waarde van de STEP als deze over de tijd gemeten is?
De STEP zegt iets over de mate waarin de ernst van de problematiek is afgenomen bij beëindiging van de hulp in vergelijking bij begin hulp. Daarbij gaat het om de objectieve aanwezigheid van problemen enerzijds en objectieve vermindering van de draaglast anderzijds. De waarde van de STEP wordt beoordeeld in samenhang met de duur van de hulp en in relatie tot de andere prestatie-indicatoren. In een later stadium, als daarover bestuurlijke afspraken zijn gemaakt, kan de STEP ook beoordeeld worden in relatie tot de aard van de problemen.
Wie mag er deelnemen aan de STEP training?
Per team mogen er in principe 6 medewerkers getraind worden. In totaal mag de groep niet groter dan 12 personen zijn. Aan Bureau Jeugdzorg wordt gevraagd of zij zelf de afname van de tweede STEP willen uitvoeren of dat zij dat aan Jeugd & Opvoedhulp willen overlaten. Indien zij dat aan Jeugd & Opvoedhulp over willen laten, wordt de training ook aan de organisaties Jeugd & Opvoedhulp in die provincie gegeven. Bureau Jeugdzorg is verantwoordelijk voor de aanmelding bij Jeugdzorg Nederland.
Is de STEP training intern of extern?
Het ligt aan de samenstelling van de groep aangemelde deelnemers of de STEP training intern of extern wordt gegeven. Echter, er wordt zo veel mogelijk aangesloten bij de wensen van de deelnemers. Waarbij er dus de mogelijkheid bestaat voor een interne training.
Zijn er kosten verbonden aan het volgen van de STEP training?
Nee, er zijn geen kosten verbonden aan het volgen van de STEP training. Behalve als meer dan 6 medewerkers per instelling eraan deelnemen.
Hoeveel tijd neemt de STEP training in beslag?
De STEP training duurt één dag.
Hoeveel tijd moeten we reserveren voor het uitzetten van deze kennis in onze eigen organisatie?
De instructiebijeenkomsten die de deelnemers van de train de trainers bijeenkomst in eigen instelling gaan geven duurt twee tot twee en een half uur. Ook aan deze bijeenkomsten wordt geadviseerd met maximaal 12 deelnemers te werken.
Moet de datum van de training van Bureau Jeugdzorg en Jeugd & Opvoedhulp in dezelfde regio op elkaar worden afgestemd?
Ja, het wordt erg op prijs gesteld als de data op elkaar is afgestemd.
Vragen over de planning
Vanaf wanneer moeten de prestatie-indicatoren worden geregistreerd? Geldt dat voor alle prestatie-indicatoren?
Registratie moet gaan plaatsvinden over data vanaf het 4e kwartaal 2009. Dit geldt voor alle prestatie-indicatoren.
En vanaf wanneer wordt er over de prestatie-indicatoren gerapporteerd? Geldt dat voor alle prestatie-indicatoren?
De eerste rapportages kunnen worden opgemaakt nadat enige tijd is geregistreerd. Evaluatieve data na afsluiting van de hulp zullen in het begin minder voorhanden zijn, dus het heeft zin een periode te wachten na de start van de registratie. Iedere instelling is rapportageplichtig aan zijn eigen provincie en zal daarover met de eigen provincie moeten afstemmen. Het ligt in de lijn der verwachting dat de eerste tijd bovendien nog veel data zullen ontbreken omdat nog niet overal en door iedereen het proces van meten en dataverzameling goed zal worden gemanaged. De eerste rapportages zullen om die reden voornamelijk in het teken staan van responsvergroting. Hoe beter dit tot stand komt, des te inhoudelijker zullen de rapportages worden.
Vragen over de ICT ondersteuning
Op welke wijze moeten de prestatie-indicatoren worden geregistreerd?
In systeem IJ versie 3.4.0 voor de Bureaus Jeugdzorg wordt de mogelijkheid geboden om prestatie-indicatoren per cliënttraject integraal vast te leggen, dus zowel de indicatoren die BJZ zelf vastlegt als de indicatoren die door zorgaanbieder(s) worden aangeleverd.
Hoe staat het met het elektronisch formulier prestatie-indicatoren? Wanneer valt deze te verwachten?
Het elektronisch verzamelformulier prestatie-indicatoren wordt straks aangeboden voor Bureaus Jeugdzorg door de leveranciers Intraworks en Praktikon, op dezelfde wijze zoals ook digitale instrumenten (LIRIK, STEP, CARE-NL en CBCL) worden aangeboden. Bureau Jeugdzorg kan dit verzamelformulier gebruiken om de indicatoren die door zorgaanbieder(s) worden aangeleverd via een uitvraag per email te ontvangen. Rond de zomer verwachten we de eerste versies beschikbaar te hebben.
Worden er koppelingen gerealiseerd tussen het elektronisch verzamelformulier en de systemen van BJZ en systemen van Zorgaanbieders? Is dat als instelling eenvoudig zelf te realiseren? (inbouwen in IJ, Care4) Wat zijn de verantwoordelijkheden op dit terrein? (voor instellingen, Jeugdzorg Nederland)
Koppeling van het elektronisch verzamelformulier met systeem IJ van BJZ wordt verwacht kort na de zomer. Koppeling met registratiesystemen van zorgaanbieders wordt als een apart vervolgproject vormgegeven, wat pas zal starten wanneer het elektronisch verzamelformulier in gebruik is.
BJZ moet het elektronisch formulier naar zorgaanbieders sturen, hoe gaat die overdracht?
Het elektronisch verzamelformulier kan optioneel worden gebruikt. Hiervoor zal BJZ met de regionale instellingen apart afspraken moeten maken. De algemene werking van het formulier is als volgt:
(indicatoren BJZ zijn indien mogelijk al ingevuld)
Is er een koppeling tussen de STEP registratie en het elektronisch verzamelformulier?
Er is geen koppeling tussen de STEP en het elektronisch verzamelformulier. Deze koppeling wordt als een apart vervolgproject vormgegeven, wat pas zal starten wanneer IJ versie 3.4.0 en het elektronisch verzamelformulier in gebruik zijn.
Is een beveiligde internetverbinding (Zorgnet) nodig om straks data bij de zorgaanbieder binnen te kunnen halen?
Nee, dat is niet nodig. Voor meer details kunt u terecht bij Jasper van Sluis (jasper.vansluis@jeugdzorgnederland) van Jeugdzorg Nederland.
Vragen over informatie en implementatie-ondersteuning
Op welke manier kan Jeugdzorg Nederland instellingen ondersteunen bij het invoeren van de prestatie-indicatoren?
De Jeugdzorg Nederland doet dit op verschillende manieren:
Welke ondersteuning is beschikbaar als het gaat om doelrealisatie?
Voor doelrealisatie worden in het kader van het uitvoeringsprogramma Prestatie-indicatoren een aantal regionale instructiebijeenkomsten georganiseerd. Daarnaast is een goed bruikbaar trainingsprogramma door het NJi ontwikkeld (ondersteuningspakket doelrealisatie) in het kader van het project Zicht op Effectiviteit. Dit programma is via het Nji te betrekken. Mariska van der Steege en Tom van Yperen schreven het boekje: Het goede doel, over toepassing van doelrealisatie in de jeugdzorg (te bestellen via het NJi).
Op de website van de prestatie-indicatoren zijn de raamwerkafspraken doelrealisatie te vinden. Ook op de website staan de raamwerkafspraken prestatie-indicatoren. ,met daarin een paragraaf over doelrealisatie (3.1), optionele/aanvullende informatie over doelrealisatie (4.2, 4.3) en bijlage 2 over standaard conversie doelrealisatie.
Welke ondersteuning is beschikbaar als het gaat om de exitvragenlijst?
Er zijn in de afgelopen periode een aantal regionale instructiebijeenkomsten over het gebruik van de exitvragenlijsten gehouden. De vragenlijsten zijn samen met de daarbij behorende handleidingen te vinden op de site van Jeugdzorg Nederland en daar te downloaden.
Overige informatie over de toepassing van de exitvragenlijsten in het kader van de prestatie-indicatoren is te vinden in de raamwerkafspraken prestatie-indicatoren.
Een artikel over het onderscheiden gebruik van c-toets en exitvragenlijst is in voorbereiding.
Welke ondersteuning is beschikbaar als het gaat om de STEP?
In de maanden rond de zomer 2009 worden instructiebijeenkomsten (volgens het train de trainer model) gepland voor alle bureaus jeugdzorg over het gebruik van STEP. Het is de bedoeling dat alle hulpverleners die met STEP gaan werken hiervoor geïnstrueerd worden. In de maanden daarna worden dergelijke bijeenkomsten gepland voor de zorgaanbieders, in verband met hun mogelijke rol bij de 2e afname van STEP. Het instrument en de handleiding zijn te downloaden via de site van het NJi en van Jeugdzorg Nederland.